El éxito en el cumplimiento fiscal depende en gran medida de la claridad con la que se redacten las solicitudes de propuestas o RFPs (Request for Proposals). Comprender la importancia de este aspecto crítico fue el centro de discusión en un reciente webinar organizado por Comply Exchange, en colaboración con SOVOS y Ledgible, el 16 de mayo de 2025. Uno de los mensajes clave del evento fue que las RFPs claras y bien definidas son esenciales para evitar retrasos y desajustes durante el proceso de implementación de soluciones.
Efectividad de RFPs en Cumplimiento Fiscal
El webinar titulado “Know Your Pain: Write RFPs That Solve, Not Stall”, destacó el rol fundamental que juegan las RFPs bien escritas al facilitar el cumplimiento fiscal. Este proceso, sin embargo, no es solo responsabilidad del equipo fiscal. Para asegurar su éxito, es esencial la participación de los equipos legales, de producto, soporte al cliente, seguridad y cumplimiento. Todos ellos son stakeholders cruciales que deben estar alineados desde el inicio.
Un error común que se detectó es el uso de lenguaje ambiguo en las RFPs. Por ejemplo, pedir “soporte W-8” sin especificar los formularios del IRS requeridos, como el W-8BEN o el W-9, puede resultar en servicios que no se alinean bien con las necesidades reales. La especificidad es clave aquí para evitar desajustes con los proveedores sobre las capacidades y las expectativas.
Importancia de la Claridad en el Alcance y Stakeholders
Durante el evento, se enfatizó que aclarar el alcance de la propuesta y los stakeholders desde el principio puede prevenir problemas significativos más adelante. Las RFPs deben detallar claramente las necesidades específicas como la personalización requerida, las necesidades de interfaz, el soporte multilingüe y los procesos de conciliación. Esto no solo ayuda a establecer expectativas claras entre ambas partes, sino que también asegura una mejor alineación para la ejecución del proyecto.
Herramientas que Facilitan la Gestión de RFPs
Las herramientas como los módulos eForms y Admin de Comply Exchange pueden ser especialmente útiles. Estas herramientas permiten la recolección electrónica de formularios, el monitoreo de cambios, y la sincronización con sistemas de origen. Estas funciones facilitan la actualización automática de formularios vencidos o modificados, ayudando a mantener todo conforme a las regulaciones actuales.
Es esencial recordar que la compra de software no elimina las responsabilidades internas de cumplimiento. Por lo tanto, es crucial diferenciar entre las responsabilidades internas y las expectativas de los servicios gestionados para evitar confusiones a medida que avanza el proyecto.
Conclusión: Alinear Requisitos para el Éxito
En conclusión, la claridad en las RFPs es esencial para obtener resultados óptimos al asegurar que todos los requisitos estén alineados desde el principio. Esto fomenta una implementación más fluida y evita los problemas que pueden derivarse de la falta de especificidad o claridad. Así que, amigo, cuando prepares tu próximo RFP, recuerda: la claridad es tu mejor aliada.
